Godt at vide som frivillig (FAQ)

Man skal være fyldt 18 år for at være frivillig på festivalen.
Er du under 18 år, kan du desværre ikke blive en del af holdet – men vi glæder os til at se dig, når du bliver gammel nok!

Som tak for din indsats, får du:

• Nye venner og minder for livet.
• Adgang til Volunteer Lounge, hvor du vil opleve chill-område, bar og god stemning med dine medfrivillige.
• Gratis måltider på din(e) vagt(er).
• En genanvendelig vandflaske.
• Erfaring til CV’et og en unik oplevelse bag festivalkulissen.
• Og selvfølgelig adgang til festivalen på din vagt og alle tre musikdage.

Volunteer Lounge er stedet, hvor frivillige mødes på NorthSide.

Udover hygge og alt det, du selv giver til området, så finder du bl.a.

– Bar med op til 50% rabat på drikkevarer.
– Vandposter, som du kan bruge til at fylde vand i den genanvendelige drikkedunk, som du får af os.
– Siddepladser.

Vi laver NorthSide sammen!
Når du er frivillig på NorthSide, repræsenterer du festivalen – både overfor gæster, kollegaer og samarbejdspartnere.

Derfor forventer vi, at du:

• Møder op til tiden med din bedste energi og gør dit bedste med dine medfrivillige.
• Behandler alle med respekt og smil.
• Giver den hele armen – også når der er travlt.
• Hjælper NorthSide med at være pæn og ren i bæredygtighedens ånd.
• Giver besked til din teamleder eller Volunteer Management, hvis der opstår problemer – vi er her for at hjælpe!

Tilgengæld vil vi gøre vores bedste for at skabe:

• Et fedt fællesskab.
• Et trygt og rummeligt miljø.
• En oplevelse, du ikke glemmer.

Fysisk arbejdsmiljø
På NorthSide passer vi på hinanden og prioriterer sikkerhed i arbejdet. Derfor forventer vi, at alle benytter nødvendige værnemidler, hvis påkrævet som fx:

• Hjelm
• Sikkerhedssko
• Ørepropper
  kke opholder sig i festivalens bagområder uden arbejdsrelateret formål.
  Er ekstra opmærksomme på tunge køretøjer i bagområderne.
  Går helt ude i siden og bruger fortov, hvor det er muligt.

Hvis du oplever problemer eller bekymringer, så kontakt straks:
Din nærmeste ledereller Volunteer Management på volunteer@northside.dk.

Vedhæft gerne dokumentation, hvis muligt. Herefter vurderer Volunteer Management situationen i samarbejde med Arbejdsmiljøorganisationen.

Psykisk arbejdsmiljø
Vi har sammen ansvar for at skabe et trygt og respektfuldt miljø for frivillige, ansatte og gæster.

Vi forventer derfor, at alle:

• Behandler andre respektfuldt – både i tone og adfærd.
• Respekterer andres grænser. Husk på, at grænser er personlige og kan variere fra person til person.
• Undlader enhver form for chikane, diskrimination, mobning eller anden krænkende adfærd – herunder seksuelle kommentarer, berøring uden samtykke, nedladende tone, køns- eller racediskriminerende udtalelser.
• Siger fra eller reagerer, hvis de oplever eller er vidne til uønsket adfærd.
• Respekterer, når andre siger fra.
  Du er aldrig forpligtet til selv at håndtere en ubehagelig situation. Søg altid hjælp hos din nærmeste leder.

NorthSide har nultolerance over for krænkende adfærd. Overtrædelser kan medføre:

• Bortvisning fra festivalen
• Gebyr
• Blacklistning som frivillig
• Ansættelsesretlige konsekvenser for medarbejdere

Hvis du oplever eller er vidne til uønsket adfærd – kontakt straks:
Din nærmeste leder eller Volunteer Management på volunteer@northside.dk.

Alle henvendelser behandles fortroligt og med respekt for de involverede.

Vi taler pænt til hinanden
Vi taler altid ordentligt og respektfuldt til hinanden – også når der er travlt.
God stemning smitter, og det skaber et bedre arbejdsmiljø for alle.

Du har ret til 2 spisepauser
Som frivillig har du krav på to spisepauser.
Sørg for at holde dem – det er vigtigt at få ladet op, så du kan have det sjovt og gøre en god indsats.

Vi løfter i flok
Det betyder, at vi tager ansvar – for hinanden, for opgaverne og for fællesskabet.
“One team, one dream”.

Vi spørger om hjælp
Hvis du er i tvivl, eller noget føles svært, så sig det!
Vi hjælper hinanden og finder en løsning sammen.

Vi kontakter VM
Det er altid muligt at kontakte Volunteer Management mellem kl. 09 – 22 på tlf. +45 25 94 16 13.

Psst! Trænger du til snacks eller kaffe?
Smut i Warehouse for snacks og i Volunteer Catering for kaffe – kroppen (og humøret) vil takke dig!

Det er ikke muligt at komme i bil – hverken standsning eller parkering – når du skal have påsat dit armbånd.

HUSK GYLDIGT BILLED-ID

Hvis du arbejder før/efter festivalen:
Produktions Check-In
Åhavevej 20, 8260 Viby J. Eller Google koordinater: 56.137128, 10.158171
Åbningstider:
29/5 – 31/5 → kl. 07:30–19:30
1/6 – 2/6 → kl. 07:30–21:30

Hvis du arbejder under festivalen (tors, fre, lør):
Volunteer Check-In
Åhavevej 20, 8260 Viby J. Eller Google koordinater: 56.137128, 10.158171
Åbningstider:
Tirsdag d. 2/6 → kl. 16:00–19:00 – Hentes i Produktions Check-In
Onsdag d. 3/6 → kl. 08:00–22:00 – Stor risiko for kø fra 16:00 – 18:00
Torsdag d. 4/6 → kl. 08:00–22:00 – Stor risiko for kø i dagtimerne
Fredag d. 5/6 → kl. 09:00–20:00

Når du arbejder under festivalen, får du både dit frivilligarmbånd, men også endagsarmbånd, der giver adgang til bagområde + Volunteer Catering på din vagtdag.

OBS! Armbåndet er personligt, og du får det påsat, når du tjekker ind. Du kan derfor ikke hente for andre eller få andre til at hente det for dig.

Her finder du årets frivilligkort. Kortet kan downloades som PDF i appen “Barma”.

Kortet viser bl.a., hvor du henter dit armbånd, placering af Meeting Points (MP), Volunteer Loungen, toiletter, vandposter og meget mere.

Husk at dobbelttjekke, hvor du skal møde op, da mødestedet kan variere afhængigt af dit hold og dag. Du kan finde dit mødested under “MIne vagter” i Ruby.

Hvis du mangler information om dit mødested, bedes du kontakte din teamleder.

Kortet viser bl.a., hvor du henter dit armbånd, placering af Meeting Points (MP), Volunteer Catering, Volunteer Loungen, toiletter, vandposter og meget mere.

Husk at dobbelttjekke, hvor du skal møde op, da mødestedet kan variere afhængigt af dit hold og dag. Du kan finde dit mødested under “MIne vagter” i Ruby.

Hvis du mangler information om dit mødested, bedes du kontakte din teamleder.

Når du skal på vagt på NorthSide, skal du gå ind via indgangen ved Volunteer Check-In. Det er den eneste indgang, som du må benytte, hvis du har snacks og drikkevarer med.

Når du deltager som gæst, skal du bruge hovedindgangen på pladsen, du vil blive afvist ved volunteer indgangen, hvis du ikke har en vagt den pågældende dag.

Er du frivillig under festivalen, får du – udover dit frivilligarmbånd – et endagsarmbånd på, som giver dig adgang til bagområdet og Volunteer Catering den dag, du har vagt. 
Eksempel: Hvis du har vagt torsdag og lørdag, får du to ekstra endagsarmbånd – ét til hvervagt.

Adgang til bagområder
Du må kun opholde dig i bagområderne, når du er på vagt. Dette gælder både under opbygning, afvikling og nedpakning af festivalen.

Sikkerhed i bagområder
Når du færdes i bagområderne, skal du altid benytte det anviste ‘fortov’ bag hegnet. Der kører store og tunge maskiner i området, og det er for din egen sikkerhed, at du holder dig på de sikre ruter og respekterer afmærkninger og adgangsbegrænsninger.

Vær opmærksom, hold øje med dine omgivelser og vis hensyn til det arbejdende crew og maskinførere.

Det vil være muligt at oplade sine telefon i Volunteer Catering.

Der er sat forskellige opladere op i begrænset antal.

Husk at give plads til alle.

Da arbejdstiderne kan variere fra morgen til aften og endda ud på natten, er det vigtigt at vælge tøj, der passer til både vejrforholdene og den specifikke opgave. Selvom dagen måske starter varm og solrig, så kan aftenen godt være kølig.

Det vil selvfølgelig altid være en god ide at tjekke vejrudsigten, inden du begiver dig afsted mod Eskelunden.

Du kan altid kontakte din teamleder for yderligere anbefaling. Du kan kontakte din Teamleader ved at skrive til vedkommende gennem appen “Barma” eller kontakte vedkommende på mail.

Der er ikke garderobe for frivillige, men det er ofte muligt at have en jakke og en lille taske liggende ved din post.

Hvis du har mange ting, og vil være sikker på, at det bliver opbevaret sikkert, kan du booke et locker. Du kan læse mere om lockers ved at søge “garderobe” her.

Opbevaring udenfor lockers er på eget ansvar.

På NorthSide er der god plads til at parkere sin cykel. Når du har vagt er der en seperat frivilligcykelparkering tæt på Volunteer indgangen, som du kan se på frivilligkortet.
Cykelparkeringspladserne bliver markeret med en unik tal, så du nemt kan finde din cykel igen efter en lang festivaldag.

Cykelparkering er på eget ansvar.

Det er ikke muligt at parkere ved Eskelunden. NorthSide faciliterer ikke bilparkering i forbindelse med festivalen. Vi anbefaler at du kommer på gåben, cykler eller tager bussen.

Ankommer du alligevel i bil henviser vi til Aarhus Kommunes parkeringspladser eller byens P-huse.

Det er ikke tilladt at medbringe båndoptagere, videokamera, spejlreflekskameraer samt professionelt fotoudstyr. Dog må du gerne medbringe små digitale videokameraer (lommestørrelse) og smartphone på pladsen uden forudgående tilladelse.

Det er forbudt at tage billeder af artisterne, bede om en autograf eller på anden måde kontakte dem. Det er vigtigt, at vi alle respekterer artisternes privatliv.

Alle frivillige er forsikret via den lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Denne dækker personskader – ikke private ejendele. Hvis du for eksempel medbringer din computer til festivalen, er du selv ansvarlig for den.

Vi har desuden en arrangøransvarsforsikring, der dækker skader på tredjepart forårsaget af medarbejdere i forbindelse med deres arbejde.

Det er vigtigt, at du straks meddeler enhver skade til din teamleder. For at sikre mulighed for dækning skal skaden desuden anmeldes senest 14 dage efter hændelsestidspunktet. Overskrides denne frist, kan det medføre, at skaden ikke dækkes.

OBS: Du er dækket af forsikringen under din vagt, men ikke når du er på festivalen som gæst.

Barma er din “bestie”, når du er frivillig på NorthSide.

I Barma finder du læringsmateriale, hvis det er nødvendigt for dit område. Derudover er det der, din teamleder skriver info til jer, og hvor du kan kommunikere med dine medfrivillige.

I Barma finder du også praktisk info, om armbåndspåsætning, spisetider og meget mere.

Der er links til appen her:
iOS: https://nsfest.info/IOSBarma
Android: https://nsfest.info/AndroidBarma

Vi har fået vores helt egen Instagramprofil – dedikeret til jer seje NorthSide-frivillige!

Her deler vi glimt fra livet bag kulisserne, fællesskabet, de skæve øjeblikke og alt det, der gør frivilliglivet på NorthSide helt særligt.

Om du allerede er en del af holdet – eller bare er nysgerrig på, hvad det vil sige at være frivillig på festivalen – så kig forbi og giv os et follow.

Og hey… måske dukker du op i et af opslagene!

Vil du være en del af fællesskabet før, under og efter festivalen? Så hop ind i vores frivillig-Facebookgruppe!

Her kan du:

• Komme i kontakt med andre NorthSide-frivillige
• Stille spørgsmål og dele erfaringer
• Få nyttig information om tilmelding, forberedelse og livet som frivillig
• Dele dine bedste festivaløjeblikke og minder fra din tid som frivillig

Gruppen er et uformelt rum, hvor vi sammen skaber en god stemning og hjælper hinanden – og vi opfordrer til, at du bidrager med godt humør og respekt for hinanden.

Ruby er vores frivilligsystem. Det er her, du tilmelder dig som frivillig, men det er også her, du finder din vagtplan, mødested mm.

Du kan tilgå Ruby ved at klikke her.

Når du tilmelder dig som frivillig, kan du inden du færdiggør din tilmelding se en oversigt over ledige vagter og teams. Du skal blot klikke på den pink knap.

Antallet af arbejdstimer afhænger af, hvornår du arbejder og opgavens omfang.

Typisk antal timer:

• Før/Efter: 20 – 24 timer

• Under: 12 – 16 timer

Afhængigt af dit team kan dine vagter være fordelt over flere dage (typisk to) eller samlet på én dag.

På de fleste teams har du mulighed for selv at vælge dine vagter, så det står dig frit for, hvordan du planlægger din tid.

OBS: Som udgangspunkt er det ikke muligt at møde senere, gå tidligere eller foretage ændringer, da vagterne er ens for alle – og dine medfrivillige har brug for din fulde deltagelse.

I kan sagtens arbejde sammen som venner. Vælg blot de samme vagter i Ruby, når du tilmelder dig.

Hvis I er en større gruppe, der gerne vil arbejde sammen, vil vi naturligvis gerne prøve at hjælpe jer. I kan altid tage fat i os på volunteer@northside.dk

Du kan finde vores teambeskrivelser for de fleste teams her.

Hvis du har specifikke færdigheder eller interesser, du er god til, er du altid velkommen til at kontakte os på volunteer@northside.dk. Vi vil gerne hjælpe med at finde et team, hvor du kan være stjernen!

Når du tilmelder dig som frivillig i Ruby, skal du betale et depositum på 300 kr.
Beløbet er kun et depositum – du får det selvfølgelig fuldt retur, når du møder op til dine vagter, udfører dine opgaver og overholder regler og vilkår.

Desværre oplever vi nogle gange, at frivillige ikke møder op til deres vagter, selvom de har tilmeldt sig.
Når det sker, rammer det resten af teamet, som må arbejde ekstra hårdt for at dække den manglende hjælp ind.
Depositummet hjælper os med at sikre, at alle møder op – så alle får en god oplevelse.

Har du gennemført dine vagter og overholdt vores regler, får du dit depositum tilbage 14 – 21 dage efter festivalen.
Vi bestræber os på at udbetale så hurtigt som muligt, men vi er nødt til at give vores betalingssystem nogle dage at løbe på.

OBS! Tilbagebetalingen sker til samme konto, som er anvendt ved indbetaling.
Ved skift af bank eller konto skal du kontakte din bank for at få dit depositum udbetalt.

Du mister dit depositum, hvis du:

• melder afbud efter afbudsfristen den 7. maj.
• ikke møder op til dine vagter eller færdiggør disse.
• bryder vores regler og vilkår.

Ja, selvfølgelig. Melder du fra inden 7. maj, får du hele depositummet tilbage.

Vores system giver desværre ikke besked automatisk, når du afmelder dig.
Send derfor gerne en mail til volunteer@northside.dk, så vi kan refundere dit depositum hurtigere.

Hører vi ikke fra dig, får du pengene tilbage sammen med de øvrige frivillige 14-21 dage efter festivalen.

Når du tilmelder dig som frivillig gennem vores frivilligsystem Ruby, vil du automatisk blive bedt om at indbetale depositum. Du kan betale med kort, MobilePay eller ApplePay.

Selvfølgelig!

Som frivillig får du mad i forbindelse med din(e) vagt(er). Hvis du arbejder under festivalen, får du to gratis måltider. Arbejder du før/efter festivalen, får du fire gratis måltider.

Medbring gerne egen mad, hvis du har allergier eller særlige præferencer.

Vi opfordrer til, at du altid spiser hjemmefra, uanset hvornår på dagen din vagt ligger. Der kan være lang tid til en pause på tom mave.

Bemærk: Det er dit dagsarmbånd, som er adgangsgivende til Volunteer Catering. Det betyder, du skal spise dine måltider og holde din pause, når du er på vagt, og kan ikke gemme dit måltid til en anden dag.

Har du lagt mærke til prikkerne på dit armbånd? De er din adgangsbillet til måltider, mens du er på vagt!

Adgang til festivalen på din vagt-dag
Når du får dit frivilligarmbånd på, modtager får du også et endagsarmbånd til den eller de dage, du er på vagt. Dette armbånd giver dig adgang til Volunteer Catering.

Hvor skal du spise?
Volunteer Catering (2 prikker på armbåndet) → Hvis du arbejder under afvikling torsdag, fredag og/eller lørdag.

Hvad skal jeg spise?
Der vil blive serveret buffet med diverse retter. Mellem 15:00 – 17:00 vil buffeten blive skiftet ud løbende, så vi anbefaler man ikke holder begge sine pauser der. Hvis man er I tvivl om noget angående buffeten, må man altid tage fat i køkkenpersonalet og spørge.
Informer personalet ved gluten og laktose allergier. Hvis man har specielle allergier, anbefaler vi, at man selv medbringer mad.

Spisetider
Frokost: 11:00 – 16:00
Aftensmad: 16:00 – 24:00
Din teamleder sørger for, at du får pause i rette tid.

Vigtigt at huske!
Maden er kun til dig, når du er på vagt – uden for dine vagter kan du nyde de lækre madboder på festivalpladsen.

Hjælp os med at undgå madspild ved at trykke på indtjekningsknappen ved madudleveringen, når du spiser – tak for hjælpen!

Brug postkassen
Hvis du har ris/ros til køkkenet, må du gerne skrive det på en seddel og lægge den i vores ris/ros postkasse, så køkkenet kan justere på rimelige forspørgsler løbende.

Du er velkommen til at medbringe snacks til, når du skal på vagt. En proteinbar, et stykke frugt og lignende kan gøre underværker for dig, hvis blodsukkeret skulle dale. Vi stiller desuden toastmaskiner til rådighed i volunteer catering, så du kan varme en medbragt toast, panini etc.

Har du ikke snacks med eller bare trænger til en lille snack, så kan du købe snack og sodavand i vores Warehouse (MP2 på kortet).

Der finder du et udvalg af snacks til rimelige priser. Her kan du tanke op på bl.a. chips, müslibarer, slik og frugt uden at skulle forlade pladsen. Udvalget er varierende, men der skulle gerne være lidt for enhver smag.

Du kan kun købe snacks, når du er på vagt, da du ikke kan tilgå bagområderne, når du har fri.

Som noget nyt i 2026, må du gerne have drikkevarer med på vagt, når du benytter volunteer indgangen, altså kun på dag(e), hvor du har vagt(er).
Drikkevarerne skal være alkoholfri og i tydelig ubrudt emballage f.eks. dåser eller flasker med forsegling intakt.

Hvis man ikke har drikke med, kan vi henvise til Volunteer Loungen, som er vores frivilligområde. Her finder du både en vandpost, hvor du kan fylde den genanvendelige vandflaske, du får af os, samt en bar, der byder på 50% på drikkevarer.

Der er gratis kaffe og ☀️SUNLOLLY☀️ til alle frivillige i Volunteer Catering.

Vi vil rigtig gerne spare miljøet for den enorme mængde papkrus, der hvert år bruges og smides væk. Derfor opfordrer vi til, at du medbringer dit eget termokrus (ikke glas eller porcelæn). På den måde kan du fylde dit krus op med kaffe fra catering, så mange gange du har lyst og samtidig holde din kaffe varm, når du skal på vagt. Win win!

Skulle du have glemt et termokrus, kan du få et krus gratis, men du kan ikke tage det med ud fra Volunteer Catering.

OBS: Du har kun adgang til gratis kaffe og is, når du er på vagt.

Hvis du ønsker at være frivillig på NorthSide, er det dit eget ansvar at tjekke med din A-kasse, hvad reglerne er for frivilligt ulønnet arbejde.

Vi er en privat organisation, så derfor kan der være nogle regler for, hvor mange timers frivilligt arbejde du må udføre.

Det er ligeledes dit ansvar at indrapportere det frivillige arbejde til din A-kasse.

Barerne på festivalen bliver drevet af forskellige studenterforeninger samt enkelte private aktører. Derfor kan vi desværre ikke hjælpe, hvis du ønsker at være frivillig i en bar. Her skal du i stedet rette henvendelse til de pågældende foreninger, der styrer barerne. Du kan skrive til volunteer@northside.dk, for at få mere info herom.

Hvis du ønsker at være frivillig i en madbod, skal du tage kontakt til den enkelte madbod. Madboderne er eksterne samarbejdspartnere, og vi kan derfor ikke tilmelde dig som frivillig hos nogle af madboderne.

Hvis du allerede har en aftale med en madbod, skal du tilmelde dig via deres personlige invitationslink for at komme på det korrekte team i Ruby. Tag fat i din kontaktperson ved madboden for nærmere info.

Du får tildelt vagter og opgaver af din kontaktperson ved madboden. Tag fat i vedkommende for at høre mere om bodens muligheder.

Du får mad og drikke i den bod, du arbejder for. Derudover har du adgang til Volunteer Lounge – vores frivilligområde, hvor du kan købe udvalgte drikkevarer til favorable priser.

Du må også gå i Volunteer Catering for gratis kaffe og en is. Du må blot ikke tage maden, da den er til de andre frivillige.

Er du allerede tilmeldt som frivillig i en bod og har du spørgsmål, der vedrører alt det lav-praktiske såsom dine opgaver, dine vagter, vagter sammen med en ven m.m., skal du kontakte din kontaktperson ved madboden.
Du finder kontaktoplysninger på din teamleder under ”Mine teams” i Ruby .

Hvis du oplever tekniske problemer med Ruby, kan du skrive til os på volunteer@northside.dk. Så forsøger vi at løse dit problem hurtigst muligt.

Har du generelle spørgsmål angående frivillighed og NorthSide, som du ikke kan finde svar på i FAQ’en. Så kan du kontakte Volunteer Management på volunteer@northside.dk.

Har du allerede tilmeldt dig som frivillig og drejer dine spørgsmål om lavpraktiske ting som fx opgaven, mødested, beklædning eller lignende skal du kontakte din Teamleder.

Du kan kontakte din teamleder på appen “Barma”, hvor du kan chatte direkte med vedkommende. I Barma finder du også alt praktisk info, som vi løbende opdaterer.

Du finder mailen på din teamleder under ”Mine teams” i Ruby.

Har du et fysisk eller psykisk handicap anbefaler vi, at du skriver til os på volunteer@northside.dk inden du tilmelder dig som frivillig.
Afhængig af dit handicap, vil der være nogle opgaver, du vil have svært ved at varetage. På mail kan vi hjælpe dig med at finde en opgave som passer dig.

Har du behov for en ledsager på festivalen, så skriv det i en mail til os.

Er du frivillig igennem en forening er det vigtigt, at din foreningskontaktperson giver os besked.

1.1 Denne persondatapolitik gælder for alle de personoplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig i forbindelse med din tilknytning som frivillig på festivalen. Vi er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

1.2 I denne persondatapolitik kan du læse mere om, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dem, hvilke formål de bruges til, hvor længe vi opbevarer dem, og hvilke rettigheder du har i forhold til dine data. Hvis der er noget i denne politik, du har spørgsmål til, er du velkommen til at kontakte festivalens Volunteer Management på volunteer@northside.dk.

1.3 Den overordnede retslige ramme for behandling af dine personoplysninger er EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) og relevant dansk databeskyttelseslovgivning.

1.4 Alle spørgsmål vedrørende nærværende persondatapolitik samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til festivalens Volunteer Management på volunteer@northside.dk.

2.1 Personoplysninger er enhver form for information, der direkte eller indirekte kan identificere dig som fysisk person. Det kan fx være navn, e-mail, telefonnummer, CPR-nummer mv.

3.1 Vi indsamler og behandler dine personoplysninger med følgende formål:

• Administration af din deltagelse som frivillig, herunder registrering af tilmelding til arrangementer og opgaver.
• Kommunikation vedrørende praktiske oplysninger om din frivilligrolle og vagtplaner.
• Udsendelse af informationer via tredjepartsleverandører, som fungerer som databehandlere på vores vegne, herunder informationsplatformen Barma og mailudbyderen Braze.
• Administration af depositum, gebyrer, refunderinger og lignende økonomiske forhold.
• Administration af arbejdsskadeforsikring for frivillige.

3.2 Vi anvender kun dine oplysninger til ovenstående formål, medmindre et nyt formål er klart foreneligt med de oprindelige formål, eller du forud for en sådan behandling har givet dit samtykke.

3.3 For at sikre kvaliteten af dine personlige oplysninger vil du hvert år automatisk blive bedt om at opdatere dem på i frivilligplatformen Ruby. Vi er dog afhængige af, at du selv informerer om relevante ændringer såsom ny e-mailadresse, nyt telefonnummer eller lign.

4.1 Vi indsamler oplysninger, du giver til os direkte, såsom:

• Navn, adresse, postnummer og by.
• Mobilnummer og e-mailadresse.
• CPR-nummer eller pas-nummer, som er nødvendigt i forbindelse med adgangskontrol.
• Profilbillede og lignende oplysninger, hvis det er relevant for dit frivilligarbejde.

4.1.2 I forbindelse med din tilmelding som frivillig på festivalen kan det være nødvendigt at anmode om samtykke til at indhente oplysninger om din straffeattest. Attesten behandler vi udelukkende på baggrund af dit samtykke. Vi sletter attesten straks efter din deltagelse på festivalen. Vi vil efterfølgende, med dit samtykke, indhente oplysninger om din straffeattest en gang om året, såfremt du fortsat ønsker at være frivillig.

4.2 Vi kan i nogle tilfælde bede om oplysninger om dit helbred eller særlige hensyn, hvis det er nødvendigt for at sikre, at du kan udføre dine frivilligopgaver sikkert. For eksempel oplysninger om fysiske eller psykiske forhold, der kan påvirke hvilke opgaver du kan varetage.

4.3 Vi registrerer kun det, der er nødvendigt for de formål, som er nævnt i punkt 3. Vi indsamler ikke følsomme oplysninger uden dit udtrykkelige samtykke.

5.1 Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR).

5.2 Behandlingen af dine personoplysninger sker primært på følgende grundlag:

Aftale (GDPR art. 6, stk. 1, litra b):
Behandlingen er nødvendig for at kunne indgå og opfylde aftalen om dit frivillige engagement, herunder administration af tilmelding, vagtplanlægning, kommunikation og afvikling af dine frivilligopgaver.

Legitime interesser (GDPR art. 6, stk. 1, litra f):
Vi behandler visse personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at kunne planlægge, koordinere og gennemføre frivilligarbejdet på en effektiv og sikker måde. Denne behandling sker kun, hvor vores legitime interesser vurderes at overstige dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

Samtykke (GDPR art. 6, stk. 1, litra a):
I de tilfælde, hvor behandlingen af dine personoplysninger ikke er nødvendig for at indgå eller opfylde aftalen om dit frivillige engagement, og heller ikke kan baseres på vores legitime interesser eller en retlig forpligtelse, indhenter vi dit samtykke.
Samtykke anvendes fx ved offentliggørelse af billeder, behandling af oplysninger, der ikke er nødvendige for frivilligarbejdet, eller andre særlige formål, som ikke er en forudsætning for dit engagement.
Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Retlig forpligtelse (GDPR art. 6, stk. 1, litra c):
I visse tilfælde er vi forpligtet til at behandle dine personoplysninger for at overholde gældende lovgivning, fx bogføringslovgivning eller krav i forbindelse med forsikring.

5.3 Hvis vi behandler særlige kategorier af personoplysninger (fx helbredsoplysninger), sker dette kun, når det er nødvendigt for formålet og på baggrund af dit udtrykkelige samtykke eller andet lovligt grundlag i henhold til GDPR art. 9.

5.4 Et givet samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage ved henvendelse til os. Tilbagetrækning af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget forud for tilbagetrækningen.

6.1 Vi deler dine personoplysninger med de tredjeparter, som bistår os med at håndtere vores personaleadministration, herunder fx håndtering af opkrævning/refundering af depositum og gebyr, hosting af it-systemer m.v. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores databehandlere, fx i form af serviceleverandører og teknisk support.

6.2 Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger med vores andre selskaber/organisationer i det omfang, at dette er relevant.
– Northside Entertainment APS, CVR: 32878814

6.3 I tillæg til ovenstående deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.

7.1 Vi opbevarer kun dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for formålene, herunder:

Oplysninger til administrative eller lovpligtige formål opbevares i overensstemmelse med gældende lovkrav.

Oplysninger relateret til din frivilligrolle bevares som udgangspunkt i op til 2 år efter sidste aktivitet, medmindre lovgivningen kræver længere opbevaring.

8.1 Som registreret person har du følgende rettigheder:

• Ret til indsigt: Du kan få oplyst, hvilke oplysninger vi behandler om dig.
• Ret til berigtigelse: Du kan få rettet urigtige oplysninger.
• Ret til sletning: Du kan anmode om sletning af dine data, hvis der ikke er et lovligt grundlag for fortsat behandling.
• Ret til begrænsning: Du kan anmode om at begrænse behandlingen af dine oplysninger.
• Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis du har givet samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage.

8.2 Kontakt venligst festivalens Volunteer Management på volunteer@northside.dk, hvis du er i tvivl om, hvorvidt du har afgivet samtykke til behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet i Danmark, hvis du mener, at behandlingen af dine personoplysninger sker i strid med lovgivningen.

8.3 Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

8.3.1 Hvis du ikke ønsker at give samtykke omkring personoplysninger inden for de ovenstående beskrevne rammer, kan du ikke være frivillig på festivalen.

9.1 Vi beskytter dine personoplysninger ved at anvende tekniske og organisatoriske systemer, der sikrer, at oplysningerne er fortrolige og beskyttet mod uautoriseret adgang, ændring eller sletning.

10.1 Vi forbeholder os ret til løbende at opdatere denne persondatapolitik. Den nyeste version vil altid være tilgængelig på northside.dk.

Denne politik er senest opdateret 09.02.2026