Godt at vide som frivillig

Man skal være fyldt 18 år for at være frivillig på festivalen.

Det er muligt at tilmelde sig i Ruby, hvis man er fyldt 18 år d. 25/5.

Som tak for din indsats, får du:

• Sjove, hårde og hyggelige dage sammen med dine med-frivillige ude på græsset.
• Adgang til Volunteer Lounge, hvor du kan købe drikkevarer til 50%.
• En genanvendelig vandflaske.
• Forplejning, mens du er på vagt.
• Eventerfaring på CV’et – du kommer til at opleve en af Danmarks største festivaler bag kulissen.
• Og selvfølgelig adgang til festivalen på din vagt og alle tre musikdage.

Som frivillig er du en del af festivalens ansigt udadtil. Det er derfor vigtigt, at du betragter dig selv som værende en del af det fællesskab, der skal skabe en service for festivalens gæster. At smile og yde en god service er det bedste redskab, for at du og vores gæster får den bedste oplevelse. Det er vigtigt, at vi hjælper hinanden undervejs. Vi forventer derfor, du giver en hånd med ved opgaver, der falder uden for dit normale arbejdsområde.

Et eksempel er, at man automatisk er en Trash Hero på NorthSide. Det betyder, at du er en del af den indsats, vi laver for at mindske vores Co2-aftryk og skabe en mere bæredygtig fremtid. Derfor er du som frivillig indforstået med, at du altid er med til at holde området rent og indbydende.

På NorthSide har vi næsten 5.500 frivillige. Et fællesskab, som er med til at bygge festivalen op fra ingenting til alting.
At yde en frivillig indsats sammen med os er et aktivt tilvalg. Om det er fordi, du elsker musik og fest, gerne vil have noget på CV’et, er en frivillig ildsjæl eller noget helt andet, så er du her som frivillig af en grund. Det er et professionelt og personligt engagement, du tilbyder, fordi du har lyst til at skabe noget meningsfyldt og anser dig selv, som en del af det, festivalen repræsenterer.

Som frivillig påtager du dig et ansvar overfor festivalen, din nærmeste leder, dit team samt alle dine frivillige kollegaer. Vi regner alle sammen med dig, og du kan regne med os.

Den bedste frivillige festivaloplevelse skaber du, et langt stykke hen af vejen, selv – det handler om indstilling, ja-hat og viljen til at samarbejde på mange forskellige niveauer. Til gengæld for din indsats og store hjælp lover vi blandt andet at give dig noget til CV’et, fantastisk musik, en fed oplevelse, nye venner, og meget meget mere.

Bæredygtighed er mere end bare et ord på NorthSide – det er en fælles indsats, hvor vi står sammen og hjælper hinanden. Over 70% af vores affald går igennem et omhyggelig sorteringstjek, og det er virkelig en bedrift, vi er stolte af! En bedrift, der ikke ville være mulig uden vores dedikerede hold af frivillige på ressourceområdet.

Disse frivillige er vores sande helte, der år efter år kæmper for at slå den tidligere års sorteringsrekord. Men vi ved, at der altid er plads til forbedring, og det er derfor, vi opfordrer alle til at deltage i kampen for at øge vores sorteringsprocent. Som NorthSide frivillig accepterer du at tage del i at holde vores festivalplads ren og smuk, så vi forlader den med mindst muligt aftryk, som da vi først ankom – uanset hvilket hold du tilhører som frivillig.

Vi sorterer vores affald i ikke mindre end 10 hovedkategorier, og nogle af dem bliver endda yderligere sorterede i flere fraktioner senere, så vi kan genanvende materialet og give det nyt liv. For på NorthSide er affald ikke bare noget, der skal smides ud – det er en ressource, der fortjener at blive genbrugt og transformeres til noget nyt og bæredygtigt!

Vi har fået vores helt egen Instagramprofil – dedikeret til jer seje NorthSide-frivillige!

Her deler vi glimt fra livet bag kulisserne, fællesskabet, de skæve øjeblikke og alt det, der gør frivilliglivet på NorthSide helt særligt.

Om du allerede er en del af holdet – eller bare er nysgerrig på, hvad det vil sige at være frivillig på festivalen – så kig forbi og giv os et follow.

Og hey… måske dukker du op i et af opslagene!

Vil du være en del af fællesskabet før, under og efter festivalen? Så hop ind i vores frivillig-Facebookgruppe!

Her kan du:

• Komme i kontakt med andre NorthSide-frivillige
• Stille spørgsmål og dele erfaringer
• Få nyttig information om tilmelding, forberedelse og livet som frivillig
• Dele dine bedste festivaløjeblikke og minder fra din tid som frivillig

Gruppen er et uformelt rum, hvor vi sammen skaber en god stemning og hjælper hinanden – og vi opfordrer til, at du bidrager med godt humør og respekt for hinanden.

Tættere på festivalen modtager du en SMS eller mail med et link til din GoodiePack – vores digitale informationspakke til alle frivillige.

GoodiePack indeholder alle de vigtigste oplysninger om din rolle på NorthSide, herunder:

• Præsentation af din koordinator eller teamleder
• Information om armbåndspåsætning
• Adgang til Volunteer Lounge
• Forplejning og måltider
• Praktiske forhold og meget mere

GoodiePack er lavet for at gøre det nemt og overskueligt for dig at forberede dig på dine vagter og få en god oplevelse som en del af frivilligteamet.

Volunteer Lounge er stedet, hvor frivillige mødes på NorthSide.

Udover hygge og alt det, du selv giver til området, så finder du bl.a.

– Volunteer Catering. Det er her, du får din mad, når du er på vagt.
– Bar med op til 50% rabat på drikkevarer.
– Vandposter, som du kan bruge til at fylde vand i den genanvendelige drikkedunk, som du får af os.
– Gratis kaffe.
– Siddepladser.

Alle frivillige er forsikret via den lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Denne dækker personskader – ikke private ejendele. Hvis du for eksempel medbringer din computer til festivalen, er du selv ansvarlig for den.

Vi har desuden en arrangøransvarsforsikring, der dækker skader på tredjepart forårsaget af medarbejdere i forbindelse med deres arbejde.

Det er vigtigt, at du straks meddeler enhver skade til din teamleder. For at sikre mulighed for dækning skal skaden desuden anmeldes senest 14 dage efter hændelsestidspunktet. Overskrides denne frist, kan det medføre, at skaden ikke dækkes.

Ruby er vores frivilligsystem. Det er her, du tilmelder dig som frivillig, men det er også her, du finder din vagtplan, kontaktoplysninger på din Teamleder, modtager nyheder, info og meget mere.

Når du tilmelder dig som frivillig, kan du inden du færdiggør din tilmelding se en oversigt over ledige vagter og teams. Du skal blot klikke på den pink knap.

På NorthSide har vi ikke et fast antal timer, du som frivillig skal engagere dig. Det afhænger nemlig af flere faktorer som opgaver, tidspunkt og periode (før, under eller efter festivalen).

Nogle vagter er lidt lettere og ligger på et fedt tidspunkt, mens andre vagter kan være mere krævende eller falde sammen med en populær kunstners optræden. Derfor ligger timeantallet typisk mellem 12-16 timer, hvis du har vagt under festivalen og omkring 20-24 timer, hvis du har vagt før/efter festivalen. Det synes vi, er den mest fair og fleksible fordeling.

Af samme grund kan dine timer enten være fordelt over flere vagter eller samlet på én dag.

På de fleste teams har du mulighed for selv at vælge dine vagter, så det står dig frit for, hvordan du planlægger din tid.

For at I kan arbejde sammen, kræver det, at I vælger den samme vagt. Det er derfor dit eget ansvar at komme på vagt sammen med vennerne.

Hvis I er en større gruppe, der gerne vil arbejde sammen, vil vi naturligvis gerne prøve at hjælpe jer. I kan altid tage fat i os på volunteer@northside.dk

I forbindelse med din tilmelding som frivillig i Ruby vil du blive bedt om at indbetale et depositum på 300 kr.

Bemærk! De 300 kr. er blot et depositum. Det vil sige, at du selvfølgelig får hele beløbet retur, så længe du møder op og udfører din opgave samt overholder vores Regler og Vilkår.

Desværre oplever vi, at enkelte frivillige bliver væk fra deres vagter, selvom de via deres tilmelding har indvilliget i at hjælpe os mod adgang til festivalen samt andre fordele som frivillig. Deres udeblivelse går i høj grad udover de andre frivillige på teamet, som er mødt op som lovet og i sidste ende skal løbe dobbelt så stærkt, fordi den udeblevne frivillige mangler. Det er ikke fair.

Dukker du op på alle dine vagter, udfører det lovede arbejde samt overholder vores Regler og Vilkår, får du selvfølgelig hele dit depositum tilbagebetalt. Du kan forvente at modtage dine penge 14-21 dage efter festivalen – vi bestræber os naturligvis på at være så hurtige som overhovedet muligt, men vi er nødt til at give vores betalingssystem nogle dage at løbe på.

OBS! Tilbagebetalingen sker til samme konto, som er anvendt ved indbetaling. Hvis du i mellemtiden har fået nyt betalingskort, vil betalingen altså stadig tilbagebetales på den konto, som daværende betalingskort tilhørte.

Skifter du derimod bank, kan tilbagebetalingen ikke ske automatisk og du bedes kontakte os på volunteer@northside.dk hurtigst muligt med dine nye kontooplysninger.

Skulle du, mod forventning, ikke møde op til dine vagter og/eller bryde vores regler og vilkår på anden vis, mister du dit depositum. Dette gælder også, hvis du melder afbud efter afbudsdeadline d. 8. maj.

Nej, du får selvfølgelig dit fulde depositum retur, hvis du overholder afbudsdeadline d. 8/5.

Vores system giver os desværre ikke en notifikation, når du melder afbud inden afbudsdeadline. Derfor må du meget gerne sende en mail til os på volunteer@northside.dk – så kan vi hjælpe dig med tilbagebetalingen af depositum tidligere end efter festivalen.

Hvis vi ikke hører noget fra dig, tilbagebetaler vi dit depositum sammen med resten cirka 14-21 dage efter festivalen.

Når du tilmelder dig som frivillig gennem vores frivilligsystem Ruby, vil du automatisk blive bedt om at indbetale depositum. Her kan du betale med kort eller ApplePay.

Selvfølgelig 😋

Som frivillig får du mad i forbindelse med din(e) vagt(er). Hvis du arbejder under festivalen, får du to gratis måltider. Arbejder du før/efter festivalen, får du fire gratis måltider.

Maden er plantebaseret, men medbring gerne egen mad, hvis du har allergier eller særlige præferencer.

Vi opfordrer til, at du altid spiser hjemmefra, uanset hvornår på dagen din vagt ligger. Der kan være lang tid til en pause på tom mave.

Du er velkommen til at medbringe lidt snacks til eget forbrug, når du skal på vagt. En proteinbar, et stykke frugt og lignende kan gøre underværker for dig, hvis blodsukkeret skulle dale.

Det er ikke tilladt at medbringe egne drikkevarer – hverken dem med eller uden alkohol. Læs mere under Regler og Vilkår.

I stedet henviser vi til Volunteer Loungen, som er vores frivilligområde. Her finder du både en vandpost, hvor du kan fylde den genanvendelige vandflaske, du får af os, samt en bar, der byder på 50% på drikkevarer.

Hvis du ønsker at være frivillig på NorthSide, er det dit eget ansvar at tjekke med din A-kasse, hvad reglerne er for frivilligt ulønnet arbejde.

Vi er en privat organisation, så derfor kan der være nogle regler for, hvor mange timers frivilligt arbejde du må udføre.

Det er ligeledes dit ansvar at indrapportere det frivillige arbejde til din A-kasse.

Barerne på festivalen bliver drevet af forskellige studenterforeninger samt enkelte private aktører. Derfor kan vi desværre ikke hjælpe, hvis du ønsker at være frivillig i en bar. Her skal du i stedet rette henvendelse til de pågældende foreninger, der styrer barerne.

Herunder følger en liste over foreninger , som på nuværende tidspunkt driver bar på festivalen:

• Studenterhus Aarhus
• Unikum
• Samfundsfaglige fredagsbar
• Studenterlauget
• Haddoks
• Arkibal
• Ria – rådet for ingeniørstuderende
• Vianysos
• Train
• Beerceps Maximus

Hvis du ønsker at være frivillig i en madbod, skal du tage kontakt til den enkelte madbod. Madboderne er eksterne samarbejdspartnere, og vi kan derfor ikke tilmelde dig som frivillig hos nogle af madboderne.

Hvis du allerede har en aftale med en madbod, skal du tilmelde dig via deres personlige invitationslink for at komme på det korrekte team i Ruby. Tag fat i din kontaktperson ved madboden for nærmere info.

Du får tildelt vagter og opgaver af din kontaktperson ved madboden. Tag fat i vedkommende for at høre mere om bodens muligheder.

Du får mad og drikke i den bod, du arbejder for. Derudover har du adgang til Volunteer Lounge – vores frivilligområde, hvor du kan købe udvalgte drikkevarer til favorable priser.

Er du allerede tilmeldt som frivillig i en bod og har du spørgsmål, der vedrører alt det lav-praktiske såsom dine opgaver, dine vagter, vagter sammen med en ven m.m., skal du kontakte din kontaktperson ved madboden.
Du finder kontaktoplysninger på din teamleder under ”Mine teams” i Ruby .

Hvis du oplever tekniske problemer med Ruby, kan du skrive til os på volunteer@northside.dk. Så forsøger vi at løse dit problem hurtigst muligt.

Har du generelle spørgsmål angående frivillighed og NorthSide, som du ikke kan finde svar på i FAQ’en. Så kan du kontakte Volunteer Management på volunteer@northside.dk

Har du allerede tilmeldt dig som frivillig og drejer dine spørgsmål om lavpraktiske ting som fx opgaven, mødested, beklædning eller lignende skal du kontakte din Teamleder.

Du finder kontaktoplysninger på din teamleder under ”Mine teams” i Ruby.

Er du fra en forening og interesseret i et muligt samarbejde? Skriv dig op i vores kontaktformular under frivillighedssiden, så vil en af vores foreningsansvarlige kontakte dig.

Har du et fysisk eller psykisk handicap anbefaler vi, at du skriver til os på volunteer@northside.dk inden du tilmelder dig som frivillig.
Afhængig af dit handicap, vil der være nogle opgaver, du vil have svært ved at varetage. På mail kan vi hjælpe dig med at finde en opgave som passer dig.

Har du behov for en ledsager på festivalen, så skriv det i en mail til os.

Er du frivillig igennem en forening er det vigtigt, at din foreningskontaktperson giver os besked.

1.1

Denne persondatapolitik er gældende for samtlige af de personoplysninger, som du giver til os og/eller, som vi indsamler om dig som led i din tilknytning som frivillig på festivalen. Vi er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

1.2

I nærværende persondatapolitik kan du læse mere om, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine personoplysninger og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne politik og henvende dig til festivalens Volunteer Management på volunteer@northside.dk, såfremt der er noget i denne politik, som du ikke kan acceptere. Du kan til enhver tid finde den gældende version af denne persondatapolitik på northside.dk.

1.3

Den overordnede retslige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og fri udveksling af sådanne oplysninger og ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil kommer den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober 2017.

1.4

Alle spørgsmål vedrørende nærværende persondatapolitik samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til festivalens Volunteer Management på volunteer@northside.dk

2.1 Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:
Personoplysninger: Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.

3.1
Formålet med indsamling og behandling af personoplysningerne er at håndtere din deltagelse som frivillig på festivalen og yderligere arrangementer indenfor Down The Drain Group. Dine personlige oplysninger vil blive benyttet til følgende formål:
–  Dokumentation af arrangementshistorik
–  Kontakt i forbindelse med din deltagelse på vores arrangementer mv.
–  Almindelig personaleadministration, herunder registrering af tilmelding til arrangementer, overblik over opgavetilmelding, udsendelse af informationer (herunder nyhedsbreve, evalueringslink, gengangerinvitation mv.)
–  Administration af opkrævning/refundering af depositum og gebyrer mv.
–  Administration af arbejdsskadeforsikring for frivillige
–  Styring af adgangsrettigheder til dtdplay.dk

3.2

Vi anvender kun dine oplysninger til ovenstående formål, medmindre et nyt formål er klart foreneligt med de oprindelige formål, eller hvis du forinden har givet samtykke.

3.2.1

For at sikre kvaliteten af dine personlige oplysninger vil du hvert år automatisk blive bedt om at opdatere dem på dtdplay.dk. Vi er dog afhængige af, at du selv informerer om relevante ændringer såsom ny e-mailadresse, nyt telefonnummer eller lign.

4.1

Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:

4.1.1

Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, CPR-nummer, profilbillede, registrerings- og kontonummer (kun ved anmodning om lægeattestrefusion).

4.1.2

Vi indsamler som udgangspunkt ingen særlige kategorier af oplysninger om dig. Vi vil dog gerne vide, om der er noget helbredsmæssigt, vi skal tage højde for i forbindelse med de opgaver, du forventes at løse på vores arrangement. Eksempelvis, hvis du har dårlig ryg, dårlige knæ, et handicap eller lign. Ydermere om du får medicin for noget, som vi skal være opmærksomme på – astma, allergier eller lign. Oplysningerne behandler vi udelukkende på baggrund af din deltagelse på festivalen. Oplysningerne slettes herefter.

4.1.3

I forbindelse med din tilmelding som frivillig på festivalen kan det være nødvendigt at anmode om samtykke til at indhente oplysninger om din straffeattest. Attesten behandler vi udelukkende på baggrund af dit samtykke. Vi sletter attesten straks efter din deltagelse på festivalen. Vi vil efterfølgende, med dit samtykke, indhente oplysninger om din straffeattest en gang om året, såfremt du fortsat ønsker at være frivillig.

5.1

Når du bliver frivillig på festivalen, indgår du en aftale med os. Med henblik på, at vi kan administrere din frivillige tilknytning, har vi brug for at kunne behandle dine personoplysninger. Vi kan også behandle dine almindelige personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for behandlingen af dine personlige oplysninger er artikel 6, stk. 1, (b) i Persondataforordningen, idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig og/eller, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

5.2

Vi kan ligeledes behandle en række almindelige personoplysninger om dig som led i din tilknytning til os som frivillig, fordi vi har en berettiget interesse i at behandle sådanne oplysninger, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 2, (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.

5.3

I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af lægeattestgodtgørelse, udlæg og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Selskabet skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører.

5.4

Vores behandling af eventuelle særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger), såsom fx oplysninger om dit helbred, sker på grundlag af dit samtykke, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2, (a) eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2, (f).

6.1

Vi deler dine personoplysninger med de tredjeparter, som bistår os med at håndtere vores personaleadministration, herunder fx håndtering af opkrævning/refundering af depositum og gebyr, hosting af it-systemer m.v. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores databehandlere, fx i form af serviceleverandører og teknisk support.

6.2

Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger med vores andre selskaber/organisationer i det omfang, at dette er relevant.
– Northside Entertainment APS, CVR: 32878814

6.3

I tillæg til ovenstående deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.

7.1

De personlige oplysninger, som vi behandler om dig som led i den løbende administration af dit frivillige virke på festivalen, såsom oplysninger om arrangementshistorik, CPR, e-mailadresse i forbindelse med invitation som tilbagevendende frivillig mv., opbevarer vi i op til to år fra du senest var aktiv på et af vores arrangementer. Hvis du ikke aktivt opdaterer og godkender, at vi fortsat må opbevare dine oplysninger, bliver alle dine oplysninger permanent slettet i vores database.

7.2

Andre personlige oplysninger, som vi behandler om dig, så som fx en straffeattest, arbejds- eller opholdstilladelse, slettes umiddelbart din deltagelse på festivalen.

8.1

Indsigt

8.1.1

Du har ret til at få indsigt i de personlige oplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til festivalens Volunteer Management på volunteer@northside.dk kan du anmode om indsigt i de personlige oplysninger, som vi har registreret om dig – herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

8.2

Berigtigelse og sletning

8.2.1

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personlige oplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

8.2.2

Øvrige rettigheder fremgår af Forordningen artikel 18 – 20

8.3

Tilbagekaldelse af samtykke

8.3.1

Hvis behandlingen af dine personlige oplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt venligst festivalens Volunteer Management på volunteer@northside.dk, hvis du er i tvivl om, hvorvidt du har afgivet samtykke til behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

8.4

Betingelser og/eller begrænsninger af dine rettigheder

8.4.1

Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder.

8.5

Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

8.5.1

Hvis du ikke ønsker at give samtykke omkring personoplysninger inden for de ovenstående beskrevne rammer, kan du ikke være frivillig på festivalen.

9.1

Vores behandling af personoplysninger er underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter.

10.1

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

11.1

Vi forbeholder os ret til løbende at ændre nærværende politik. Den senest opdaterede politik kan altid findes via northside.dk

Denne politik er senest opdateret 13.02.2024